Klare Antworten zu Patientendaten.

Es ist der Arbeitsbereich Ihrer Praxis. Sie führen Patientenakten, nehmen Gesichtsscans auf oder laden sie hoch, lesen die Analyse und erstellen Behandlungspläne. Die Indizes sind FAI®, FYI® und SQI®. Die iPhone-App Caarisma MED Scan nimmt die Fotos am Behandlungsplatz auf und legt sie in derselben Akte ab.

Nein. Die Analyse ist eine Orientierung für das ästhetische Gespräch. Sie ersetzt keine Untersuchung, und ein Wert allein ist keine Diagnose und keine Entscheidung zur Behandlung. Derselbe Hinweis steht auf dem Behandlungsplan.

Nur Personen mit einem Konto in Ihrer Organisation, jeweils mit der eigenen Anmeldung. Die Rollen sind Inhaber, Administrator, Rechnungsadministrator, Mitglied und Nur Lesen. Geben Sie jeder Person die kleinste Rolle, die ihre Arbeit abdeckt.

Die Akten einer Organisation sind von jeder anderen Organisation getrennt. Wer in zwei Praxen arbeitet, wechselt zwischen ihnen und sieht nicht beide gleichzeitig. Wenn jemand das Team verlässt, entfernen Sie das Konto oder ziehen den Platz zurück unter Einstellungen › Organisation › Team. Die Anmeldung ist dann nicht mehr möglich. Die Akten bleiben bei der Praxis.

Ja. Eine Patientennummer genügt für eine Akte. Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten sind freiwillig. Die Ethnie kann leer bleiben; die Analyse läuft trotzdem, mit dem Standard-Referenzmodell. Tags schalten Sie in den Einstellungen ein, getrennt für Patienten und für Scans. Damit lassen sich alle Teilnehmenden einer Studie oder einer Behandlungsgruppe kennzeichnen.

Ihre Praxis legt fest, zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage, einschließlich einer Einwilligung, wo Sie sie brauchen. Die ICA Aesthetic Navigation GmbH verarbeitet die Daten auf Ihre Weisung.

Bei einer Studie ist die Einrichtung verantwortlich. Ethikvotum und Einwilligungsformulare gehören der Einrichtung. Wir beschreiben den Datenfluss, damit Sie ihn diesen Unterlagen beilegen können. Diese Seite erklärt das Produkt. Sie ist keine Rechtsberatung.

Jede Person hat ein eigenes Konto. Die Zugriffsberechtigung läuft nach 2 Stunden ab. Die App erneuert sie, solange Sie angemeldet bleiben. Sie müssen also nicht alle zwei Stunden das Passwort eingeben. Melden Sie sich an einem gemeinsam genutzten Computer ab, wenn Sie fertig sind.

Von der App oder dem Browser geht es über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) an unseren Anwendungsserver. Von dort wird es erneut über HTTPS an den Bildanalysedienst weitergeleitet, der zusätzlich durch einen API-Schlüssel geschützt ist. Das Ergebnis kommt über HTTPS an unseren Server zurück und erscheint in der Patientenakte, in der Regel innerhalb von ein bis zwei Minuten. Sie können in der Zwischenzeit weiterarbeiten.

Ein Foto über Ihren Patienten-Scan-Link nimmt denselben Weg. Der Link ist freiwillig und lässt sich pausieren. Der Demomodus, etwa für eine Veranstaltung, fragt nur nach Alter, Geschlecht und einer optionalen E-Mail.

Der Analysedienst erhält die Bilder, das Geschlecht, das Alter, die Ethnie, falls Sie sie eingetragen haben, und den Scan-Typ. Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten gehen nicht mit. Lassen Sie die Ethnie leer, wenn sie nicht übermittelt werden soll.

Jede Verbindung ist mit TLS verschlüsselt: von der App zu unserem Server und von unserem Server zum Analysedienst.

In der Standardeinrichtung wird das Bild direkt an den Analysedienst durchgereicht. Wir behalten keine eigene Bilddatei auf unserem Server. Der Analysedienst speichert es mit der standardmäßigen Speicherverschlüsselung von Microsoft Azure.

Eine Praxis kann auf eine zweite Einrichtung umgestellt werden, in der wir eine Kopie behalten. Diese Kopie ist mit AES-256-GCM verschlüsselt. Jede Organisation hat einen eigenen Schlüssel, und jedes Bild zusätzlich einen eigenen. Der Schlüssel, der diese umschließt, liegt nicht in der Datenbank. Sagen Sie uns, wenn Sie diese Einrichtung für Ihre Praxis oder eine Studie wollen. Eine neue Praxis startet nicht damit.

Anwendung und Datenbank betreibt die Strato AG in Rechenzentren in Deutschland. Die Bildanalyse läuft auf Microsoft Azure, innerhalb der EU oder des EWR. Die genaue Azure-Region steht in der Liste der Unterauftragnehmer, die wir einem Auftragsverarbeitungsvertrag beilegen.

Für eine Schweizer Einrichtung gilt: Der Bundesrat anerkennt Deutschland als Staat mit angemessenem Datenschutz.

Die Strato AG in Deutschland betreibt Anwendung und Datenbank.

Der Bildanalysedienst, betrieben auf Microsoft Azure in der EU oder dem EWR, erhält den Scan und liefert das Ergebnis zurück. Mit diesem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Sein rechtlicher Name steht in der Liste der Unterauftragnehmer zu diesem Vertrag.

Wenn jemand KI-Behandlungsvorschläge nutzt, geht diese Anfrage an Anthropic. Sie enthält die Behandlungszonen und Ihren Behandlungskatalog, einschließlich Methode und Kosten. Foto, Name und Kontaktdaten sind nicht enthalten.

Einladungen und andere Systemnachrichten stellt ein E-Mail-Dienst zu. Er sieht die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers, keine Scan-Bilder.

Wenn Sie eine Lizenz per Karte bezahlen, wickelt Mollie die Zahlung ab. Mollie erhält keine Patientenscans.

Bei einer Studie setzen wir einen neuen oder ersetzten Unterauftragnehmer erst ein, nachdem wir die Einrichtung informiert haben. Die Einrichtung kann widersprechen. Dieselbe Regel kann in einen Praxisvertrag aufgenommen werden.

Nein. Ein Vorschlag entsteht aus den Behandlungszonen, die schon im Plan stehen, und aus den Behandlungen in Ihrem Katalog. Foto und Identität gehören nicht zu dieser Anfrage. Die Funktion ist freiwillig. Sie können sie ungenutzt lassen oder Behandlungspläne in den Einstellungen ausschalten. Eine Studienorganisation, die sie nicht nutzen soll, kann die Funktion abgeschaltet bekommen.

Eine Administratorin oder ein Administrator der Organisation stellt das unter Einstellungen › Organisation ein. Es gibt drei Möglichkeiten, und nur eine kann aktiv sein.

Keine ist die Vorgabe. Das Foto wird so analysiert, wie es aufgenommen wurde.

Anonymisieren schwärzt die Augenpartie und ersetzt den Hintergrund durch neutrales Grau, auf unserem Server, bevor das Bild weitergeleitet wird. Gelingt dieser Schritt nicht, bricht der Upload ab und es wird nichts weitergeleitet. Das reduzierte Bild bleibt danach beim Analysedienst, bis Sie den Scan löschen. Abgedeckte Augen machen das Foto nicht anonym. Eine Gesichtsaufnahme bleibt ein Personenbezug. Das ist eine Verringerung der Daten, keine Anonymisierung im Rechtssinn.

Löschen schickt das Foto in die Analyse und entfernt danach die Kopie beim Analysedienst. Das Analyseergebnis bleibt. Die Augen werden dabei nicht geschwärzt.

Wenn eine Studie beides braucht, abgedeckte Augen und das Entfernen des Bildes direkt nach dem Ergebnis, sagen Sie uns das vor dem Start. Beides gleichzeitig kann das Produkt heute nicht.

So lange, wie Ihre Praxis sie behält. Eine Patientin, ein Patient oder ein Scan läuft nicht von selbst ab. Sie löschen, was Sie nicht mehr brauchen.

Für eine Studie bewahren wir die Daten für die vereinbarte Dauer auf, oder bis die Einrichtung uns die Löschung anweist. Sicherungen sind verschlüsselt, werden täglich erstellt und nach 30 Tagen überschrieben.

Das Löschen eines Scans entfernt die Akte, das Bild, die Analyse und jeden Behandlungsplan, der auf diesem Scan aufbaut. Wir bitten den Analysedienst außerdem, seine Kopie zu löschen. Das Löschen eines Patienten entfernt seine Scans auf demselben Weg.

Ein gelöschter Datensatz kann noch in einer Sicherung liegen, bis diese überschrieben wird, also innerhalb von 30 Tagen.

Ja. Auf der Seite Patienten exportiert das Menü die Patientenliste per E-Mail sowie Statistiken oder Behandlungspläne als Tabelle.

Scans werden verarbeitet, um die von Ihnen angeforderte Analyse zu erstellen. Wir nutzen sie nicht für Werbung, und Vertrieb und Marketing können keine Patientenakten öffnen.

Ein Studienvertrag ist strenger und steht schriftlich. Die Daten der Einrichtung dürfen nur für den vereinbarten Studienzweck und nur auf Weisung der Einrichtung verwendet werden. Ausgeschlossen sind Modelltraining, die Verbesserung von Algorithmen, Produktentwicklung, Werbung und jede andere Zweitnutzung. Diese Grenze geben wir an die Unternehmen weiter, die die Daten verarbeiten. Vor Studienbeginn bestätigen wir, dass der Vertrag des Analysedienstes dasselbe sagt.

Wenn Ihre Praxis dieselbe Klausel im eigenen Vertrag will, sagen Sie uns das. Wir nehmen sie auf.

Ja. Wir richten eine eigene Organisation für die Studie ein. Ihre Akten bleiben von jeder anderen Praxis getrennt, und nur die Studienkonten können sie öffnen. Die Einrichtung bleibt für die Daten verantwortlich. Wir verarbeiten sie auf Weisung der Einrichtung, nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag der Einrichtung.

Eine Vorlage, die eine Ethikkommission schon vorgeprüft hat, haben wir nicht. Wir haben mit Universitätskliniken zusammengearbeitet, darunter die Charité – Universitätsmedizin Berlin, und unterzeichnen den Vertrag, den die Einrichtung uns schickt. Beigelegt werden der Datenfluss, die technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Liste der Unterauftragnehmer.

Die Punkte auf dieser Seite sind die, nach denen Kommissionen fragen: der Weg eines Scans, der Standort, wer sich anmelden kann, wie Bilder geschützt sind, wie lange Daten bleiben und dass Studiendaten nicht für etwas anderes wiederverwendet werden.

Zwei Angaben gehören in den Anhang und nicht in eine allgemeine Antwort, weil sie je Vertrag feststehen: der rechtliche Name des Analysedienstes und die genaue Azure-Region.

Ein Gesicht mit abgedeckten Augen bleibt ein Personenbezug. Augen abdecken und das Bild nach der Analyse löschen sind Alternativen, kein Paar. Nennen Sie die Rollen in der Studienorganisation — Inhaber, Administrator, Mitglied und Nur Lesen — und die ein bis zwei namentlich benannten technischen Administratoren der ICA Aesthetic Navigation GmbH. Sie melden sich nur an, um den Dienst zu betreiben oder einen Fehler zu beheben, und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Vertrieb, Marketing und andere Mitarbeitende haben keinen Zugriff.

Auf Weisung der Einrichtung, spätestens zu dem im Vertrag genannten Datum, löschen wir die Scans, die Bilddateien, die Analyseergebnisse und die darauf aufbauenden Behandlungspläne, und wir löschen die Kopie beim Analysedienst.

Sie erhalten danach eine schriftliche Bestätigung, mit einem Auszug aus dem Systemprotokoll: die gelöschten pseudonymen Kennungen und die Löschbestätigung des Analysedienstes für jeden Datensatz. Kopien in Sicherungen sind weg, sobald diese Sicherungen überschrieben sind, innerhalb von 30 Tagen nach der Löschung.